Política de privacidad

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES AULAS AMIGAS

 

En cumplimiento de las normas tendientes a regular el tratamiento de datos personales y promoviendo el respeto de los derechos del titular de la información, ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, adopta la siguiente política de privacidad y tratamiento de datos personales (la “política”) de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que desarrolle la sociedad, que involucre el tratamiento de datos personales por parte de sus administradores, trabajadores y colaboradores. 

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S lleva a cabo operaciones frente a las cuales es necesario la recolección de datos personales de personas naturales y jurídicas, con quienes la compañía sostiene diversas relaciones contractuales, comerciales y laborales, por tal motivo, será necesaria la recolección y el tratamiento de dicha información respecto de todas las personas, tales como clientes, usuarios, proveedores, contratistas, así como trabajadores y personas que se encuentren en proceso de vinculación contractual de cualquier naturaleza con la sociedad, con el propósito de ejecutar de la manera más adecuada sus actividades sociales, administrativas, contractuales y comerciales.  

Quien en ejercicio de cualquier actividad, incluyendo las comerciales, contractuales y laborales, sean estas permanentes u ocasionales pueda suministrar cualquier tipo de información o dato personal a ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S y en la cual esta actúe como encargada del tratamiento o responsable del tratamiento podrá conocerla, actualizarla y rectificarla.

Como usuario de nuestros servicios, queremos informar claramente acerca de cómo utilizamos sus datos y cómo puedes proteger su privacidad.

A continuación se procede a realizar enunciación de todos aquellos datos que ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S recibe del usuario, y que este le permite obtener, utilizar y sustraer, generando de esta manera una autorización por parte del usuario, en favor de ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S para el manejo de la información aportada.

Nuestra Política de privacidad se podrá modificar en cualquier momento. No limitaremos los derechos que le corresponden con arreglo a la presente política de privacidad sin su expreso consentimiento.

 

MARCO LEGAL

Constitución Política, artículo 15.

Ley 1266 de 2008

Ley 1581 de 2012

Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, y Decreto Reglamentario parcial No 1377 de 2013

Sentencias de la Corte Constitucional C – 1011 de 2008, y C – 748 del 2011;

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD.

Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley.

 

INFORMACIÓN PÚBLICA.

Cuando usamos el término «información pública», estamos hablando de la información que el usuario decide hacer pública, así como la información que está siempre disponible públicamente cuando el usuario decide hacerla pública, lo que significa que todos podrán acceder a la misma. Cuando otras personas comparten información sobre el usuario, también pueden optar por hacerla pública.

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y  FINALIDAD DEL MISMO.

La Compañía realizará el Tratamiento de los Datos Personales de acuerdo con las condiciones establecidas por el titular, la ley o las entidades públicas para el cumplimiento de las actividades propias de su objeto social como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios que ésta o sus entidades vinculadas ofrecen.

El Tratamiento de los Datos Personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales de acuerdo con el tipo y forma de recolección de la información.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S,  también podrá tratar los Datos Personales, entre otros, para los siguientes fines:

  1. Conocer, almacenar y procesar toda la información suministrada por el titular en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente.
  2. Estudiar y atender la(s) solicitudes de servicios solicitados por el titular en cualquier tiempo.
  3. Ejercer su derecho de conocer de manera suficiente al titular con quien se propone entablar relaciones, prestar servicios, y valorar el riesgo presente o futuro de las mismas relaciones y servicios. Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y pos contractual con la Compañía, respecto de cualquiera de los productos o servicios ofrecidos por ésta, que haya o no adquirido o respecto de cualquier relación de negocios subyacente que tenga con ella, así como dar cumplimiento a la ley colombiana o extranjera y a las órdenes de autoridades judiciales o administrativas;
  4. Atender las necesidades de servicio, técnicas, operativas, de riesgos o de seguridad que pudieran ser razonablemente aplicables.
  5. Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, accionistas y otros terceros con los cuales la empresa tenga relaciones contractuales, comerciales o legales;
  6. Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias, etc.
  7. Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por o adquiridos en la compañía.
  8. Elaboración de estudios de mercado, segmentación de clientes, definición de estrategias de venta e implementación de campañas publicitarias o de mercadeo.
  9. Dar a conocer, transferir y/o trasmitir Datos Personales dentro y fuera del país a las compañías matrices, filiales o subsidiarias. o a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera o para implementar servicios de computación en la nube.
  10. Notificar al titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.
  11. Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranzas relacionadas con la compañía, así como realizar encuestas de satisfacción comercial.
  12. Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
  13. Implementar programas de inteligencia artificial o cualquier otro que la tecnología y la ley permitan.
  14. Para fines de seguridad, mejoramiento de nuestro servicio y la experiencia, los Datos Personales podrán ser utilizados, entre otros, como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos (i)recolectados directamente en la página web o tienda web, (ii) tomados de los documentos que suministran directamente los usuarios (iii) obtenidos en desarrollo de cualquier relación comercial o contractual con la Compañía.
  15. Realizar todas las gestiones de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.

Al aceptar el tratamiento de los datos personales a La compañía, además, el titular autoriza al responsable a transferir los datos personales a las entidades vinculadas para que estas empresas puedan tratar los datos, en su beneficio, para las mismas finalidades indicadas.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento en cada caso, teniendo en cuenta lo dispuesto en el Artículo 11 del Decreto 1377 de 2013.

DEBERES DE LA COMPAÑÍA COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, cuando actúe como Responsable del Tratamiento de datos personales, cumplirá con los siguientes deberes:

  1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar y conservar, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
  3. c) Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
  4. d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. e) Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  6. f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
  7. g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.
  8. h) Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
  9. i) Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
  10. j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.
  11. k) Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
  12. l) Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.
  13. m) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.

DEBERES DE LA COMPAÑÍA EN RELACIÓN CON EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que sólo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos sólo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.

DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

En atención y en consonancia con lo dispuesto en la normatividad vigente y aplicable en materia de protección de datos personales, el titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:

  1. a) Acceder, conocer, rectificar y actualizar sus datos personales frente ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.
  2. b) Por cualquier medio valido, solicitar prueba de la autorización otorgada a ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento.
  3. c) A recibir información por parte de ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. d) Acudir ante las autoridades legalmente constituidas, en especial ante la Superintendencia de Industria y Comercio, y presentar quejas por, infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente en las normas aplicables, previo trámite de consulta o requerimiento ante el responsable del tratamiento.
  5. e) Modificar y revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales vigentes.
  6. f) Tener conocimiento y acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, se reserva, en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.  

AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO.

La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.  

MEDIOS PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN.

La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera previa al tratamiento de sus datos personales.  

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de cuándo y cómo obtuvo autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.

RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE DATOS.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S tiene la obligación de rectificar y actualizar a solicitud del titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos establecidos para tal fin. Al respecto se tendrá en cuenta lo siguiente:  En las solicitudes de rectificación y actualización de datos personales el titular debe indicar las correcciones a realizar y aportar la documentación que avale su petición.

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, tiene plena libertad de habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho, siempre y cuando éstos beneficien al titular. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes.  

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, podrá establecer formularios, sistemas y otros métodos simplificados, mismos que deben ser informados al titular y que se pondrán a disposición de los interesados en la página web.

ELIMINACIÓN DE DATOS.

El titular tiene el derecho, en todo momento, a solicitar a ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, la  eliminación de sus datos personales cuando:

  1. a) Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. b) Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. c) Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S.

Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:

  1. a) El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. b) La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. c) Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.

REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN.

Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Para ello, ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S deberá establecer mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su consentimiento, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.  

Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación del consentimiento puede darse. La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a salvo otros fines del tratamientos que el responsable, de conformidad con la autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de acuerdo.  

 

 

 

SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

REQUERIMIENTOS LEGALES

Será necesario compartir los datos personales del usuario con empresas, organizaciones o personas físicas ajenas a ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S si consideramos de buena fe que existe una necesidad razonable de acceder a dichos datos o utilizarlos, conservarlos o revelarlos para:

  1. a) Cumplir cualquier requisito previsto en la legislación o normativa aplicable o atender cualquier requerimiento de un órgano administrativo o judicial,
  2. b) cumplir lo previsto en las condiciones de servicio vigentes, incluida la investigación de posibles infracciones,
  3. c) Detectar o impedir cualquier fraude o incidencia técnica o de seguridad o hacerles frente de otro modo,
  4. d) Proteger los derechos, los bienes o la seguridad, de nuestros usuarios o del público en general en la medida exigida o permitida por la legislación aplicable.

Si ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S participa en una fusión, adquisición o venta de activos, nos aseguraremos de mantener la confidencialidad de los datos personales e informaremos a los usuarios afectados antes de que sus datos personales sean transferidos o pasen a estar sujetos a una política de privacidad diferente.

DERECHOS DE AUTOR

Las políticas de privacidad de ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S explican el tratamiento de los datos personales y la protección de la privacidad al usar nuestros productos y servicios. Si usas nuestros servicios, aceptas que ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S use dichos datos de conformidad con sus políticas de privacidad.  

TRANSFERENCIA Y TRANSMISIONES INTERNACIONALES DE DATOS PERSONALES

Los datos personales susceptibles de transferencia a terceros países será la misma en la que el titular haya otorgado su autorización frente al tratamiento de dichos datos. En todo caso, ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S velará por el cumplimiento de los estándares fijados por la superintendencia de industria y Comercio en caso de ser necesario.

 

PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES PUEDAN EJERCER SUS DERECHOS

 

Para el ejercicio pleno y efectivo de los derechos que le asisten a los Titulares de los datos personales, o a las personas legitimadas por ley para tal efecto, la Compañía dispone del correo electrónico experiencia@aulasamigas.com a través del cual podrán presentar todas las consultas, quejas y/o reclamos asociados al derecho de Habeas Data.

Todas las solicitudes que realicen las personas legitimadas para conocer los Datos Personales que reposan en la compañía se podrán realizar a través del mencionado correo electrónico en el cual constará la fecha de recibo de la consulta y la identidad del solicitante.

El reclamo, queja o solicitud debe dirigirse a ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S y contener como mínimo la siguiente información:

  1. Nombre e identificación del Titular del dato o la persona legitimada. 
  2. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo, queja o solicitud.
  3. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
  4. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

 

Una vez recibida la solicitud se procederá con la verificación de la identidad del peticionario o de la legitimación de éste para tal fin. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se deberá informar al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si la solicitud, queja o el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos un  (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

PERSONA O ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

 

La persona encargada de la función de protección de datos, podrá ser contactada a través del email experiencia@aulasamigas.com o en la dirección física: Cra 43 E # 5 42 (Patio Bonito) Medellín.

 

VIGENCIA

La presente política fue aprobada el día 22 de marzo de 2022 conforme  lo previsto en las normas  relativas al hábeas data expedidas por las autoridades nacionales correspondientes.

La vigencia de la base de datos será el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades del tratamiento teniendo en cuenta lo dispuesto en el artículo 11 del decreto 1377 de 2013.