Introducción

Este documento, representa el compromiso de ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S frente al tratamiento de los datos personales de sus diferentes partes interesadas, de las cuales recolectamos sus datos para ser utilizados en el desarrollo de las diferentes actividades de los procesos de la empresa.

Para ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S es muy importante mantener la confianza de las diferentes partes interesadas, por ello, está comprometida en realizar un tratamiento de datos personales acorde con lo que establece la normatividad colombiana en materia de protección de datos personales, permitiéndole paralelamente desarrollar sus actividades orientadas al logro de sus objetivos estratégicos.

Esta política permite a los titulares identificar al responsable del tratamiento, las finalidades utilizadas por este para realizar el tratamiento de los datos personales, conocer sus derechos y los canales de atención dispuestos por el Responsable del tratamiento para que puedan elevar consultas y reclamos frente a un posible mal tratamiento de sus datos personales.

Por favor tener en cuenta las siguientes definiciones para lograr un mejor entendimiento de esta política

Esta política incorpora una serie de definiciones tomadas de la normatividad en protección de datos personales, para una mejor comprensión de esta, le sugerimos realizar previamente una lectura de estas antes de continuar con los demás puntos.

Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Titular: persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidos a reserva y los relativos al estado civil de las personas.
Dato semiprivado: Es el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general.
Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Conozca al responsable del tratamiento de sus datos personales

ACCESO VIRTUAL – AULAS AMIGAS S.A.S, en adelante, AULAS AMIGAS, identificada con NIT 900292680-5 actúa frente al cumplimento de la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales como el Responsable del tratamiento de sus datos. AULAS AMIGAS es una empresa privada que tiene como actividad principal el diseño e implementación de proyectos de innovación educativa.

Los datos que permiten la identificación y localización de AULAS AMIGAS como Responsable del tratamiento de sus datos personales son:

AULAS AMIGAS actuando con base en los principios rectores definidos por la Ley 1518 de 2012

El tratamiento de los datos personales de las diferentes partes interesadas de AULAS AMIGAS es realizado bajo el marco de los principios rectores de legalidad en el tratamiento, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad, todos ellos definidos en el artículo 4 de Ley 1581 de 2012.

AULAS AMIGAS como Responsable del tratamiento de sus datos personales tiene los siguientes deberes

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley 1581 de 2012.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2012 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

AULAS AMIGAS actuando como Encargado del tratamiento

Es posible que AULAS AMIGAS durante el desarrollo de la actividad empresarial obtenga base de datos de terceros con información personal para realizar un tratamiento de estos, ante lo cual, actuará como Encargado del tratamiento y realizará el tratamiento según lo definido por el Responsable en el contrato de transmisión de datos personales, en la política de tratamiento de datos de este y en la Ley 1581 de 2012.

El tratamiento que AULAS AMIGAS realiza a los datos personales

El tratamiento que AULAS AMIGAS realiza como Responsable del tratamiento a los datos personales de sus diferentes partes interesadas, comprende la recolección, almacenamiento, uso, circulación y eliminación de estos.

Recolección

AULAS AMIGAS realiza la recolección de datos personales a través de diferentes medios, entre los que se encuentran formularios electrónicos dispuestos en el sitio web de AULAS AMIGAS y formatos físicos utilizados por los colaboradores de diferentes áreas en las cuales es necesaria la recolección.

Entre los datos personales que AULAS AMIGAS recolecta de los titulares para el desarrollo de su objeto empresarial están: cédula; nombres y apellidos; correo electrónico; número de teléfono móvil; empresa; ciudad; departamento; país; nivel de escolaridad; edad.

Almacenamiento

El almacenamiento que realiza AULAS AMIGAS a los datos personales recolectados es en un alto grado a través de servicios de computación en la nube, posibilitando que los colaboradores autorizados tengan acceso permanente a estos para el desarrollo de las actividades del negocio.

AULAS AMIGAS verificará que el almacenamiento de las bases de datos realizado en la nube sea en países que se encuentren declarados por la Superintendencia de Industria y Comercio como un país con un nivel adecuado en protección de datos personales.

Uso

AULAS AMIGAS usa los datos recolectados en concordancia con el principio de finalidad, proporcionalidad y necesidad requeridos para el cumplimiento de su objeto social. Cuando un tercero deba hacer uso de los datos personales recolectados por AULAS AMIGAS para realizar una labor para esta, actuará en calidad de Encargado del tratamiento, y deberá usar los datos teniendo presente las finalidades definidas por AULAS AMIGAS, las cuales se encuentran detalladas en esta política.

Circulación

AULAS AMIGAS para el desarrollo de su objeto social podría llegar a establecer convenios o alianzas con diferentes proveedores con los cuales le sea necesario compartir bases de datos con información personal o permitirles el acceso a estos. Cuando esto ocurra, AULAS AMIGAS gestionará la firma del contrato o cláusulas de transmisión de datos personales como parte de los requisitos que deberá contener cada convenio o alianza en el cual se presente la circulación de datos personales.

Supresión

AULAS AMIGAS eliminará los datos personales una vez cumplida la finalidad para la cual se recolectaron o a solicitud del Titular, en cualquier caso, verificará en primera instancia que no exista un deber legal de conservarlos.

Las finalidades identificadas por AULAS AMIGAS para realizar el tratamiento a los datos personales de sus partes interesadas

Las finalidades descritas por AULAS AMIGAS en esta política y en los diferentes formatos físicos y electrónicos utilizados para la recolección y posterior uso de los datos personales de sus diferentes partes interesadas fueron identificadas durante el levantamiento del inventario de las bases de datos realizado con cada área de la empresa, y están definidas acorde con los propósitos y necesidades que AULAS AMIGAS requiere para el desarrollo de su objeto social.

Las siguientes son las principales finalidades:

• Gestionar durante las diferentes fases de los proyectos de formación, apropiación e innovación la información de los titulares que participan en estos proyectos, permitiendo el contacto permanente con ellos y la generación de certificados.
• Estudiar y atender las solicitudes de servicios solicitados por cualquier persona actuando a nombre propio o representando a una determinada entidad pública o privada.
• Desarrollar actividades comerciales y de mercadeo, tales como análisis de consumo, perfilamiento de clientes, trazabilidad de marca, envío de beneficios, publicidad, promociones, ofertas, novedades, descuentos, investigación de mercado, generación de campañas y eventos de marcas propias.
• Implementar estrategias de relacionamiento con clientes, proveedores, contratistas, accionistas y otros terceros con los cuales la empresa tenga relaciones contractuales, comerciales o legales;
• Elaboración de estudios de mercado, segmentación de clientes, definición de estrategias de venta e implementación de campañas publicitarias o de mercadeo.
• Dar a conocer, transferir y/o transmitir datos personales dentro y fuera del país a terceros como consecuencia de un contrato, ley o vínculo lícito que así lo requiera, o para usar e implementar servicios de computación en la nube.
• Efectuar la gestión pertinente para el desarrollo de la etapa precontractual, contractual y postcontractual de cualquier titular con AULAS AMIGAS, respecto de cualquier proceso de contratación o referente a los productos o servicios ofrecidos por esta.
• Gestionar consultas, solicitudes, peticiones, quejas y reclamos relacionados con los servicios y productos ofrecidos por AULAS AMIGAS.
• Notificar al titular sobre pedidos, despachos o eventos conexos a la compra de mercadería o a la prestación de servicios.
• Llevar a cabo análisis estadísticos, facturación, ofrecimiento y/o reconocimiento de beneficios, telemercadeo, cobranza, así como realizar encuestas de satisfacción comercial.
• Verificar la identidad del titular, realizar estudios de seguridad y/o aplicar los protocolos de seguridad a fin de prevenir y mitigar el riesgo de fraude, lavado de activos y/o financiación del terrorismo.
• Realizar actividades de orden tributario, contable, fiscal y de facturación.
• Responder requerimientos legales de entidades administrativas y judiciales.
• Gestionar la información personal de los colaboradores de AULAS AMIGAS requerida para dar cumplimiento al código sustantivo de trabajo y demás normas vigentes aplicable en materia laboral.
• Desarrollar actividades que se desprenden del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo (SG-SST)
• Gestionar la inscripción, selección y contratación de proveedores y contratistas.
• Mantener contacto permanente con los clientes, proveedores, y terceros durante las diferentes etapas del proyecto (s) para el cual hayan sido contratados.

Los derechos que como Titular posee

AULAS AMIGAS es consciente y respeta los derechos que los titulares tienen frente al tratamiento que se esté realizando o se piense realizar a sus datos personales, sea directamente por AULAS AMIGAS o por cualquier tercero en calidad de Encargado.

Esta política describe los derechos que los titulares poseen y que podrán ejercer en cualquier momento durante el tratamiento realizado a sus datos personales.

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
• Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
• Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

Autorización para el tratamiento de datos personales

AULAS AMIGAS tiene identificados los diferentes canales a través de los cuales solicita al Titular de forma libre, expresa, previa e informada la autorización para el tratamiento de los datos personales.

Cualquiera sea el canal a través del cual se recolectan datos personales, AULAS AMIGAS aporta la información necesaria para que el Titular pueda identificar al Responsable del tratamiento, conocer los datos que se están recolectando, las finalidades específicas del tratamiento, los derechos que como Titular posee frente al tratamiento de sus datos personales e información sobre dónde consultar esta política de tratamiento de datos personales, en la cual podrá conocer las demás finalidades del tratamiento.

Canales de atención a las consultas y reclamos de los titulares

AULAS AMIGAS pone a disposición de los titulares o de sus representantes y/o apoderados los canales a través de los cuales pueden ejercer sus derechos, entre ellos a tramitar las peticiones, consultas y reclamos en materia de protección de datos personales.

Los canales dispuestos por AULAS AMIGAS son:

Sede principal: carrera 43 E # 5 – 42, Patio Bonito, Medellín Colombia.

Correo electrónico: [email protected]

Procedimientos que todo titular debe conocer para el ejercicio de sus derechos en materia de protección de datos personales

El Titular de los datos o su representante y/o apoderado puede ejercer sus derechos a consultar, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización a través de los siguientes procedimientos:

Procedimiento de consulta

El titular o su representante y/o apoderado puede enviar la solicitud al correo [email protected] o ser presentada por medio escrito en la sede principal de AULAS AMIGAS, ubicada en la carrera 43 E # 5 – 42, Patio Bonito, Medellín Colombia.

La solicitud debe incluir la siguiente información:

1. Nombre completo del Titular con identificación respectiva.
2. En caso de no ser el Titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular.
4. Descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud. (Opcional)
5. Dirección de contacto para dar respuesta a la solicitud, cuando ésta haya sido escrita en medio físico.

Ejecución del procedimiento

1. Realizar la consulta específica a través de los canales dispuestos por AULAS AMIGAS o por sus Encargados en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.
2. AULAS AMIGAS a través del colaborador que cumple las funciones de Oficial de protección de datos, responsable entre otras de la atención de peticiones, consultas o reclamos, una vez recibida la consulta, iniciará la gestión correspondiente para dar respuesta en un plazo no mayor a 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de recibida esta. Solo en caso de no ser posible atender la consulta dentro de los 10 días hábiles, informará al Titular o a su representante y/o apoderado explicándole las causas de la demora, e informando la nueva fecha en que se atenderá la consulta, la cual no podrá ser superior a 5 días hábiles.
3. El Titular podrá solicitar a AULAS AMIGAS una copia de la consulta realizada como evidencia de realización de esta.

“ARTICULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”. (Ley 1581 de 2012)

Procedimiento para ejercer reclamos de corrección, actualización, supresión de información o revocatoria de la autorización

El titular o su representante y/o apoderado puede enviar la solicitud al correo [email protected] o ser presentada por medio escrito en la sede principal de AULAS AMIGAS, ubicada en la carrera 43 E # 5 – 42, Patio Bonito, Medellín Colombia.

La solicitud debe incluir la siguiente información:

Nombre completo del Titular con identificación respectiva.

En caso de no ser el Titular, el representante y/o apoderado del Titular, debe adjuntar constancia de previa acreditación de la representación o apoderamiento.

Adjuntar fotocopia del documento de identificación del Titular.

Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. (opcional)

Dirección de contacto para dar respuesta a la solicitud, cuando ésta haya sido escrita en medio físico.

Ejecución del procedimiento

1. Realizar el reclamo específico a través de los canales dispuestos por AULAS AMIGAS o por sus Encargados en la Política de tratamiento de datos personales, para que el Titular pueda hacer ejercer sus derechos.
2. El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a AULAS AMIGAS o a sus Encargados, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo, por mandato de la Ley. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
3. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

“ARTÍCULO 16. Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento”.
(Ley 1581 de 2012)

Fecha de entrada en vigencia de la política y vigencia de las bases de datos

La política de tratamiento de datos personales entró en vigencia el 27 de junio de 2013, siendo esa la versión 1. Desde esa fecha ha sido actualizada a las siguientes versiones.

Las bases de datos inventariadas y registradas en el Registro Nacional de Bases de Datos tendrán una vigencia acorde con el cumplimiento de la finalidad del tratamiento.

SANDRA MILENA CHICA GÓMEZ

Gerente General CC 43.977.333